Decision Support Systems (DSS) atau system pendukung keputusan adalah
serangkaian kelas tertentu dari system informasi terkomputerisasi yang
mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan organisasi. Suatu
DSS yang dirancang dengan benar adalah suatu system berbasis perangkat
lunak interaktif yang dimaksudkan untuk membantu para pengambil
keputusan mengkompilasi informasi yang berguna dari data mentah,
dokumen, pengetahuan pribadi, dan/atau model bisnis untuk
mengidentifikasikan dan memecahkan berbagai masalah dan mengambil
keputusan.
System pendukung keputusan atau DSS digunakan untuk mengumpulkan
data, menganalisa dan membentuk data yang dikoleksi, dan mengambil
keputusan yang benar atau membangun strategi dari analisis, tidak
pengaruh terhadap computer, basis data atau manusia penggunanya.
Informasi yang biasanya dikumpulkan dengan menggunakan aplikasi pendukung keputusan akan melakukan:
- Mengakses semua asset informasi terkini, termasuk data legasi dan
relasional, kompulan data, gudang data, dan kumpulan jumlah besar data.
- Angka-angka penjualan antara satu periode dengan periode lainnya.
- Angka-angka pendapatan yang diperkirakan, berdasarkan pada asumsi penjualan produk baru.
- Konsekuensi pilihan-pilihan pengambilan keputusan yang berbeda, dengan pengalaman dalam suatu konteks yang dirinci ulang.
Sudah begitu banyak perusahaan di berbagai industri yang bergantung
pada perangkat, teknik dan pemodelan pendukung keputusan, untuk membantu
mereka menganalisa dan memecahkan beragam pertanyaan bisnis
sehari-hari. System pendukung keputusan bersifat tergantung oleh data,
sebagaimana keseluruhan proses mengambil seluruh kumpulan data yang
tersedia, untuk dianalisa.
Perangkat-perangkat, proses, dan metodologi pelaporan berbasis
Business Intelligence adalah contoh penggunaan penting dalam system
pendukung keputusan manapun, dan memberikan analisis data, pelaporan
serta monitoring data yang sangat terpercaya kepada pengguna.
Persyaratan yang biasa dimiliki dalam penerapan Sistem Pendukung Keputusan Tingkat Tinggi:
- Pengumpulan data dari beragam sumber (data penjualan, data inventori, data supplier, data riset pasar, dsb).
- Penformatan dan penggunaan data.
- Lokasi database yang sesuai serta pembangunan format untuk pembuatan laporan dan analisa berbasis pengambilan keputusan.
- Perangkat dan aplikasi yang serba bisa dan mampu memberikan pelaporan, monitoring dan analisa terhadap data.
Berbagai Tipe Sistem Pendukung Keputusan (DSS):
Penting untuk dicatat bahwa DSS tidak memiliki suatu model tertentu
yang diterima atau dipakai di seluruh dunia. Banyak teori DSS yang
diimplementasikan, sehingga terdapat banyak cara untuk
mengklasifikasikan DSS.
- DSS model pasif adalah model DSS yang hanya mengumpulkan data dan
mengorganisirnya dengan efektif, biasanya tidak memberikan suatu
keputusan yang khusus, dan hanya menampilkan datanya. Suatu DSS aktif
pada kenyataannya benar-benar memproses data dan secara eksplisit
menunjukkan beragam solusi berdasarkan pada data tersebut.
- DSS model aktif sebaliknya memproses data dan secara eksplisit
menunjukkan solusi berdasarkan pada data yang diperoleh, walau harus
diingat bahwa intervensi manusia terhadap data tidak dapat dipungkiri
lagi. Misalnya, data yang kotor atau data sampah, pasti akan
menghasilkan keluaran yang kotor juga (garbage in garbage out).
- Suatu DSS bersifat kooperatif jika data dikumpulkan, dianalisa dan
lalu diberikan kepada manusia yang menolong system untuk merevisi atau
memperbaikinya.
- Model Driven DSS adalah tipe DSS dimana para pengambil keputusan
menggunakan simulasi statistik atau model-model keuangan untuk
menghasilkan suatu solusi atau strategi tanpa harus intensif
mengumpulkan data.
- Communication Driven DSS adalah suatu tipe DSS yang banyak
digabungkan dengan metode atua aplikasi lain, untuk menghasilkan
serangkaian keputusan, solusi atau strategi.
- Data Driven DSS menekankan pada pengumpulan data yang kemudian
dimanipulasi agar sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan, dapat
berupa data internal atua eksternal dan memiliki beragam format. Sangat
penting bahwa data dikumpulkan serta digolongkan secara sekuensial,
contohnya data penjualan harian, anggaran operasional dari satu periode
ke periode lainnya, inventori pada tahun sebelumnya, dsb.
- Document Driven DSS menggunakan beragam dokumen dalam bermacam
bentuk seperti dokumen teks, excel, dan rekaman basis data, untuk
menghasilkan keputusan serta strategi dari manipulasi data.
- Knowledge Driven DSS adalah tipe DSS yang menggunakan aturan-aturan
tertentu yang disimpan dalam komputer, yang digunakan manusia untuk
menentukan apakah keputusan harus diambil. Misalnya, batasan berhenti
pada perdagangan bursa adalah suatu model knowledge driven DSS.
Implementasi DSS di Dunia Kerja
Konsep implementasi DSS di dunia kerja yang kali ini diambil oleh
penulis adalah penerapan Business Intelligence dalam pengumpulan data
serta presentasi data dalam suatu bentuk Dashboard. Bidang industri
perusahaan yang dijadikan contoh adalah maskapai penerbangan atau
airline industry.
Teknologi aplikasi yang digunakan adalah system aplikasi berbasis web
dan dapat diakses pada suatu URL tertentu dari PC/laptop/tablet milik
pengguna dengan kapasitas minimum, kapan saja dan dimana saja pengguna
berada.
Metodologi, proses serta perangkat pelaporan Business Intelligence
atau BI adalah komponen kunci yang memberikan analisa data, pelaporan
dan monitoring yang kaya kepada pengguna sistem.
Secara garis besar, proses yang terjadi kurang lebih adalah seperti digambarkan dalam diagram dibawah ini, dimana;
- System akan mengumpulkan semua data baik data master dan juga data
transaksi dari setiap aplikasi yang digunakan semua departemen dalam
perusahaan, untuk kemudian dilakukan analisis What-if tergantung dari
laporan apa yang diinginkan oleh pihak manajemen.
- Hasil analisis tersebut akan menentukan keputusan apa yang harus diambil oleh manajemen.
- Terlihat dibawah, berbagai departemen yang mengaksesnya antara lain
Personalia (Human Resource/HRD), Keuangan (Accounting),
Produksi/Operasional, Pemasaran/Marketing, Distribusi/Pengiriman, serta
divisi lain, yang semuanya berada dibawah manajemen perusahaan.
- Alur DSS untuk Sistem Informasi Akuntansi
Struktur Alur Data Dalam Aplikasi Business Intelligence
Pelaporan yang ingin dilihat oleh tingkat manager dalam manajemen
perusahaan tersebut akan tampil dalam aplikasi Dashboard yang interaktif
dan dapat dikustomisasi sesuai keinginan user/ pengguna aplikasi.
Contoh dashboard tersebut adalah seperti dibawah ini.
Sebelumnya, perlu diingat bahwa aplikasi dashboard juga memiliki
beragam kategori per divisi, dimana setiap divisi/departemen dalam suatu
perusahaan biasanya menggunakan jenis data yang berbeda, serta
mengakses data dalam cara yang berbeda pula. Laporan dan hasil analisis
yang diperlukan juga otomatis berbeda, begitu pula bentuk pelaporan yang
diperlukan tiap-tiap divisi tersebut, sebagaimana digambarkan dalam
diagram dibawah.